Доверенность на подписание первичных бухгалтерских документов

Доверенность на подписание первички следующую информацию:

Ее форма законодательно не утверждена, поэтому при составлении следует руководствоваться общими требованиями законодательства (в частности, статьей 185 ГК РФ).

Строго говоря, приказ является внутренним документом организации, и полномочия, предоставленные им, распространяются только на ее сотрудников.

Поэтому формат приказа целесообразно выбирать, если предполагается доверить сотруднику подписание только внутренних документов. Если же документы будут передаваться внешним пользователям (отгрузочные накладные, счета-фактуры и т. п.), то лучше использовать формат доверенности.

Однозначно в формате доверенности следует передавать полномочия лицам, не состоящим в штате компании (например, сотрудникам аутсорсинговой фирмы, ведущей бухгалтерское обслуживание).

Также в обоих случаях руководителем хозяйствующего субъекта удостоверяется образец подписи уполномоченного лица, которая проставляется данным лицом в отдельной графе приказа или доверенности.

Как удостоверить право подписи первичных документов – приказом или доверенностью

Главный критерий разграничения приказа на право подписи первичных документов и доверенности в данном случае заключается в том, что действие документа первого вида распространяется только на сотрудников хозяйствующего субъекта, второго – на любых лиц, указанных в документе. Составление приказов и доверенностей регулируется разными отраслями права – соответственно, трудовым и гражданским.

Порядок оформления доверенности на право подписи счетов-фактур разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.

Выбор приказа в качестве нормативного акта, удостоверяющего передачу права на подпись первички, будет оптимальным в тех случаях, если предполагается подписание только внутренних документов. При этом совершенно незачем (прежде всего, с точки зрения безопасности передачи корпоративной информации) наделять лишними полномочиями сторонних лиц.

В свою очередь, если ту или иную документацию требуется подписать и затем передать на сторону (например, сопроводительные документы на перевозимый груз или счет-фактуру), то в этом случае может понадобиться доверенность.

Как в доверенности, так и в приказе, важно отразить:

• персональные данные уполномоченного лица;
• перечень конкретных разновидностей документов, которые уполномоченное лицо вправе подписывать.

Также в обоих случаях руководителем хозяйствующего субъекта удостоверяется образец подписи уполномоченного лица, которая проставляется данным лицом в отдельной графе приказа или доверенности.

Несмотря на то, что правила подписания электронных документов и вид используемой подписи определяются законодательством, многие фирмы осуществляют электронный документооборот по согласованию с контрагентами. При этом вид электронной подписи, которой подписываются документы определяется участниками документооборота и закрепляется в соглашении.

Пример подписания бухгалтерских документов

Крупная компания заключает договор на оказание услуг по ведению бухучета со сторонне компанией. Кто в этом случае должен подписывать первичную документацию, если своего главного бухгалтера в компании нет?

В данном случае руководитель компании самостоятельно определяет лиц, имеющих право подписи первички. Ими могут быть сотрудники организации, например, кассир, менеджер или иной специалист, либо представители компании, ведущие бухгалтерию.

Подписывать банковские документы могут штатные сотрудники и лица, осуществляющие ведение бухучета. То есть банковский документ подписывают руководитель организации, а также сотрудник или руководитель компании, осуществляющей ведение учета.

Сам руководитель может и не ставить подпись за главбуха. Это связано с тем, что компания не относится к малому бизнесу, поэтому полномочия по ведению бухучета руководитель взять на себя не вправе.

Что касается ИП, то здесь ситуация противоположная. Предприниматель не должен передавать право подписи первички третьим лицам.

Существуют следующие виды:

Правила составления

При самостоятельном составлении важно отобразить всю необходимую информацию. Доверенность на подпись документов должна включать в себя:

• название, а также номер, присвоенный во внутреннем документообороте предприятия;
• место, где был составлен акт. Обычно указывается город или иной населенный пункт, без полного адреса организации;
• реквизиты доверителя. Так как в его качестве выступает юридическое лицо, следует отметить:
  • название фирмы;
  • ОГРН;
  • КПП;
  • ИНН;
  • адрес.

Если составляется от имени конкретного должностного лица, следует внести следующую информацию:

Если составляется доверенность на печать и подпись, данный нюанс также следует отобразить в тексте.

На бумаге проставляется подпись сотрудника, который обладает полномочиями по наделению представителя правом на заверение. Обычно в его роли выступает генеральный директор фирмы. В некоторых случаях, если дело касается подписания различной финансовой отчетности, оформлением доверенности на право подписи документов занимается бухгалтер. В случае если указанные работники отсутствуют, выдать документацию могут их заместители.

г. Москва, Десятое января две тысячи ___ года

ДОВЕРЕННОСТЬ на право подписи

г. Москва, Десятое января две тысячи ___ года

Общество с ограниченной ответственностью (далее «Общество ») (ОГРН , ИНН, КПП), в лице Генерального директора фио, действующего на основании Устава,

Настоящей доверенностью уполномочивает

Заместителя генерального директора по экономике и финансам Общества с ограниченной ответственностью»» фио (паспорт №, выдан ____года, код подразделения: _____, зарегистрированного по адресу: ________) правом первой подписи (заверения ) документов необходимых для ведения финансово-хозяйственной деятельности Общества, в том числе но, не ограничиваясь следующими документами:

Настоящая доверенность выдана сроком на 1 (один ) год, без права передоверия.

Подпись фио____________________, удостоверяю

Генеральный директор

Общества с ограниченной ответственностью

• Данные доверителя (от чьего имени составлена доверенность);
• Данные представителя (на чье имя составлен документ);
• Полномочия, которые дает доверенность;
• Срок действия;
• Дата составления;
• Подписи и печати сторон, подпись юриста.

Срок действия и порядок его прекращения

Срок действия доверенности либо указывается в самом документе (до определенной даты или в течение определенного периода с даты составления). Либо он может быть ограничен моментом совершения сделки (разовая доверенность), либо не иметь ограничений (генеральная доверенность). Для прекращения доверенности существуют юридические основания:

Видео о передаче права подписи первичных документов:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Чуть больше конкретики содержится в пункте 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Эта норма гласит, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Ответить У меня такой же вопрос . . .

Цитата (Как правильно делегировать право подписи налоговой отчетности, счетов-фактур и бухгалтерской «первички»): Подписание первичных и денежных документов
Правила оформления бухгалтерских документов регламентируются уже не налоговым, а бухгалтерским законодательством. Так, составлению «первички» посвящена статья 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). В ней сказано, что документ подписывают лица, совершившие операцию и ответственные за правильность ее оформления.

Чуть больше конкретики содержится в пункте 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Эта норма гласит, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Получается, что для предоставления тому или иному лицу права подписи «первички» достаточно включить это лицо в соответствующий перечень, утвержденный приказом или распоряжением руководителя организации. Никаких дополнительных документов (в частности, доверенности) не требуется.

Аналогичным образом решается вопрос с подписанием денежных и расчетных документов — перечень лиц, уполномоченных проставлять свою подпись на таких документах, утверждается руководителем организации. Обычно этот перечень является приложением к учетной политики организации.

Поэтому в случае с «первичкой» главное правило — обеспечить корреляцию между формами документов, утвержденными в организации, и перечнем лиц, имеющих право их подписывать. Для этого все реквизиты, связанные с подписью, лучше сделать нейтральными. Например, можно использовать такие фразы: «Подпись уполномоченного лица» либо «Руководитель или иное уполномоченное лицо».

Это, кстати, позволит избежать проблем при подписании тех первичных документов, которые, согласно установленному в организации порядку, требуют обязательного проставления автографа руководителя или главбуха. В случае отсутствия этих лиц на работе (отпуска, болезни и т.п.) достаточно будет оформить приказ или другой распорядительный документ по организации, который позволит, например, главбуху подписывать «первичку» за руководителя, или наоборот.

Закончился срок, на который выдавался документ;

Как составить доверенность на право подписи документов

Доверенность составляется руководителем организации в свободной форме – строго определенной формы документа не предусмотрено. В шапке документа необходимо указать наименование организации, наименование документа, номер документа по порядку и дату, когда он был составлен.

В основной части документа необходимо указать должность и полное имя сотрудника, от лица которого составляется доверенность (обычно это генеральный директор организации), документ, на основании которого он действует (как правило, это устав организации).

Далее доверенность на право подписи документов за директора содержит подробные данные доверенного лица: его должность, полное имя, паспортные данные (с указанием номера паспорта, отделения, выдавшего документ и дату выдачи), адрес места проживания.

Далее в документе необходимо указать полномочия, которыми будет обладать лицо после получения доверенности. Если выдается доверенность на право подписи договоров – необходимо это указать, если доверенность на подпись документов – указать виды документов.

Необходимо указать срок, в течение которого доверенность будет действительна – он может быть различным. Если доверенность выдается для выполнения определенного поручения, то срок может составлять один день. Если доверенность на право подписи за директора не содержит срок действия, то она считается действительной в течение года.

Под основной частью в обязательном порядке приводится образец подписи доверенного лица, которая должна быть удостоверена руководителем организации. Подтверждением удостоверения подписи будет являться подпись генерального директора. При наличии печати – необходимо проставить на документе печать.

Образец доверенности на право подписи приведен ниже – вы можете использовать его в качестве образца для составления своего документа. Некоторые виды доверенностей необходимо заверять нотариально. Так, например, доверенность на совершение сделок должна быть нотариально удостоверена.

А если работник временно исполняет обязанности директора, необходимо ли ему выдавать доверенность? Доверенность на право подписи документов (образец мы приведем в конце статьи) выдавать в таком случае необходимо. Однако в уставе организации может быть предусмотрено, что работник, который замещает директора, представляет интересы компании без доверенности.

Действие доверенности прекращается в следующих случаях:

Закончился срок, на который выдавался документ;

Лицо, которому была выдана доверенность, отказался от возложенных на него полномочий;

Доверенность была отменена лицом, ее выдавшим;

Компания, которая выдала доверенность или которой она была выдана, прекратила свое существование – в том числе, в случае, если она была реорганизована в форме разделения, или присоединена к другому юридическому лицу;

Если гражданин, которому выдавали доверенность, был признан недееспособным, без вести пропавшим;

Если руководитель организации или иной гражданин, который выдавал доверенность, был признан недееспособным, без вести пропавшим;

Если была введена процедура банкротства, при которой соответствующее лицо утрачивает право самостоятельно выдавать доверенности.

В отношении индивидуальных предпринимателей дополнительные требования установлены п. 10 порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утвержденного Приказом Минфина РФ № 86н, МНС РФ № БГ-3-04/430 от 13.08.2002). Согласно этой норме передавать право подписи первичных документов другим лицам индивидуальные предприниматели не могут. Исключение сделано только для кассового чека.

Вопрос:

ИП планирует передать по доверенности своему сотруднику право подписания первичных документов (актов, счетов-фактур и др.). Возможно ли это? Как в таком случае следует оформить доверенность (обязательно ли она должна быть нотариально удостоверена)? Не будет ли претензий со стороны налоговых органов к первичным учетным документам?

Ответ:

ИП может выдать доверенность на подписание счетов-фактур, но первичные учетные документы он должен подписывать самостоятельно. Доверенность на подписание счетов-фактур должна быть удостоверена нотариально. В случае несоответствия первичных учетных документов и счетов-фактур обязательным требованиям налоговый орган может признать расходы и налоговые вычеты, учтенные на основании таких документов, документально не подтвержденными и не обоснованными, а также доначислить на этом основании налоги.

Подпись лица, совершившего хозяйственную операцию либо ответственного за ее оформление, является одним из обязательных реквизитов первичного документа (п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

В отношении индивидуальных предпринимателей дополнительные требования установлены п. 10 порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утвержденного Приказом Минфина РФ № 86н, МНС РФ № БГ-3-04/430 от 13.08.2002). Согласно этой норме передавать право подписи первичных документов другим лицам индивидуальные предприниматели не могут. Исключение сделано только для кассового чека.

Поскольку счет-фактура не является первичным учетным документом, право его подписания индивидуальный предприниматель может передать другому лицу на основании доверенности (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Документ, подписанный неуполномоченным лицом, не может быть принят к учету. При нарушении ИП правил подписания счетов-фактур и первичных учетных документов покупатели (заказчики) этого предпринимателя столкнутся с неблагоприятными последствиями в виде отказа налогового органа признать расходы и вычеты по НДС обоснованными.

ДОВЕРЕННОСТЬ № _______

ДОВЕРЕННОСТЬ № _______

на право подписи первичных документов

(место и дата совершения прописью)

(Ф.И.О., дата рождения, паспортные данные)

зарегистрирован__ по адресу: ____________________________________________________________, являющийся

(должность, наименование юридического лица, место нахождения,

сведения о государственной регистрации, ИНН, КПП, ОГРН)

(далее – “Общество”), действующий на основании _________________________________________________,

(документ, подтверждающий полномочия)

настоящей доверенностью уполномочиваю:

(Ф.И.О., дата рождения, паспортные данные)

Для выполнения указанных полномочий предоставляю ________________ право от имени Общества собирать, подавать и получать все необходимые справки и иные документы и их дубликаты, корреспонденцию, уплачивать государственные и иные необходимые сборы, пошлины и обязательные платежи, расписываться и выполнять все действия и формальности, связанные с данным поручением, без права получения присужденного имущества и/или денег.

Доверенность выдана сроком на ________________, полномочия по настоящей

Права доверенности не могут быть передоверены другим лицам.

(подпись и расшифровка доверенного лица)

(наименование должности, наименование организации)